ستتناول هذه المقالة بالتفصيل كيفية إعداد مدير المستندات على منصات مختلفة، بالإضافة إلى النقاط الرئيسية التي يجب الانتباه إليها أثناء عملية الإعداد. سيرشدك محرر Downcodes لفهم معنى دور المسؤول، ويقدم شرحًا متعمقًا حول كيفية إعداد المسؤولين في مستندات Google، ومستندات Microsoft Office، وأنظمة إدارة المستندات على مستوى المؤسسة، وإرفاق الأسئلة الشائعة ذات الصلة (الأسئلة الشائعة) للمساعدة. يمكنك فهم مهارات الإعداد لمسؤولي المستندات وإتقانها بشكل أفضل لضمان أمان المستندات وإدارتها بكفاءة.
يعد إعداد المسؤولين خطوة حاسمة في إدارة المستندات والتعاون، حيث يمكن أن يساعد بشكل فعال في التحكم في أذونات الوصول إلى المستندات وأذونات التحرير وإعدادات المشاركة. يتضمن إعداد المسؤولين عادةً التحكم في الوصول وتعيين الأذونات وإدارة المستخدم وما إلى ذلك. تتشابه عملية إعداد المسؤول في معظم الأنظمة الأساسية للمستندات والتعاون، ولكنها مصممة لجعل إدارة المستندات أكثر كفاءة وأمانًا. بعد ذلك، سأقدم بالتفصيل كيفية إعداد المسؤول على منصات مختلفة، بالإضافة إلى النقاط الرئيسية التي يجب الانتباه إليها عند إعداد المسؤول.
قبل أن نتعمق في كيفية إعداد المسؤول، نحتاج أولاً إلى توضيح دور المسؤول. يتمتع المسؤولون عادةً بالتحكم الكامل في مستند أو مجلد، بما في ذلك إضافة مستخدمين أو إزالتهم، وتعديل إعدادات الأذونات، وإدارة الإصدارات والنسخ الاحتياطية، وما إلى ذلك. يعد هذا الدور أمرًا بالغ الأهمية لحماية أمان المستندات وضمان التعاون الفعال بين أعضاء الفريق.
يتم عادةً تنفيذ إعدادات المسؤول بواسطة مالك المستند أو مسؤول ذو مستوى أعلى، مما يضمن أن الأعضاء الموثوق بهم فقط لديهم حق الوصول إلى الأذونات المتقدمة.
يعد مُحرر مستندات Google أحد أدوات التعاون الأكثر شيوعًا التي تتيح للمستخدمين إعداد المسؤولين بسهولة.
افتح المستند وقم بالوصول إلى إعدادات المشاركة. أولاً، افتح مستند Google الذي تريد تعيينه كمسؤول وانقر على الزر "مشاركة" في الزاوية اليمنى العليا. إضافة مستخدمين وتعيين الأذونات. في نافذة إعدادات المشاركة المنبثقة، أدخل عنوان البريد الإلكتروني للمستخدم الذي تريد تعيينه مسؤولاً. ثم انقر فوق القائمة المنسدلة المجاورة لها وحدد خيار "المحرر". يتمتع "المحررون" في محرر مستندات Google فعليًا بحقوق المسؤول، بما في ذلك إضافة مستخدمين آخرين أو إزالتهم، وتغيير إعدادات المشاركة، والمزيد. تأكيد وحفظ الإعدادات. بعد تعيين الأذونات، انقر فوق الزر "إرسال" وسيتلقى المستخدم المعين رسالة بريد إلكتروني لإعلامه بأنه تم تعيينه كمحرر (مسؤول) للمستند.يوفر Microsoft Office أيضًا وظائف مشاركة المستندات والتعاون من خلال خدمات OneDrive أو SharePoint عبر الإنترنت.
قم بتحميل المستندات إلى OneDrive أو SharePoint. أولاً، تأكد من تحميل المستند إلى OneDrive أو SharePoint. ضبط أذونات المشاركة. ابحث عن المستند، وانقر بزر الماوس الأيمن وحدد "مشاركة" أو "خيارات المشاركة". في الواجهة المنبثقة، يمكنك دعوة الآخرين عن طريق إدخال عناوين بريدهم الإلكتروني ومنحهم حقوق المسؤول عن طريق تحديد "السماح بالتحرير". إدارة الأذونات المتقدمة. في الإعدادات المتقدمة لـ OneDrive أو SharePoint، يمكنك أيضًا إدارة أذونات المستخدم بمزيد من التفاصيل، مثل السماح للمستخدمين بتنزيل المستندات أو منعهم.إذا كنت تستخدم نظامًا لإدارة المستندات على مستوى المؤسسة (مثل Confluence وNotion وما إلى ذلك)، فقد تكون عملية إعداد المسؤول أكثر تعقيدًا، ولكنها أيضًا أكثر قوة ومرونة.
الدخول إلى لوحة التحكم الإدارية. قم بتسجيل الدخول إلى نظام إدارة المستندات الخاص بك وابحث عن لوحة التحكم الإدارية أو واجهة إدارة المستخدم. إنشاء أو تحرير مجموعات المستخدمين. في معظم الأنظمة، يمكنك إنشاء مجموعات من المستخدمين وتعيين أذونات مختلفة للمجموعات. إن إضافة مستخدمين إلى مجموعة تتمتع بحقوق المسؤول يمنحهم حقوق المسؤول المقابلة. تكوين الأذونات بالتفصيل. في بعض أنظمة إدارة المستندات المتقدمة، يمكنك تكوين كل إذن بقدر كبير من التفصيل، مثل أذونات إنشاء المستندات وتحريرها وحذفها، بالإضافة إلى أذونات الوصول إلى سجل التدقيق.عند إعداد مسؤول، هناك بعض النقاط الأساسية التي يجب ملاحظتها:
اختر المسؤولين بعناية. نظرًا لأن المسؤولين لديهم أذونات متقدمة، فمن المهم اختيار أشخاص موثوقين ومناسبين. مراجعة الأذونات بانتظام. مع تغير أعضاء الفريق، يمكن أن تؤدي مراجعة أذونات المسؤول وتحديثها بانتظام إلى ضمان أمان المستندات. استخدم إدارة الأذونات الهرمية. حيثما أمكن، استخدم إدارة الأذونات ذات الطبقات لتعيين الأذونات المناسبة لمستويات مختلفة من المستخدمين لتقليل المخاطر الأمنية.مع المقدمة التفصيلية المذكورة أعلاه، يجب أن يكون لديك الآن فهم واضح لكيفية إعداد المسؤولين على منصات مختلفة. يعد إعداد المسؤولين بشكل صحيح أمرًا بالغ الأهمية لضمان الإدارة الفعالة وحماية المستندات.
1. كيفية إعداد مسؤول في مستند؟
س: أريد تعيين مسؤول في المستند الخاص بي، ماذا علي أن أفعل؟ ج: يمكنك إعداد مسؤول في مستند باتباع الخطوات التالية: افتح المستند وقم بتسجيل الدخول إلى حسابك. ابحث عن الخيارات ذات الصلة مثل "المسؤول" أو "الأذونات" في خيارات إعدادات المستند. انقر فوق الزر "إضافة مسؤول" أو زر مشابه. أدخل اسم المستخدم أو عنوان البريد الإلكتروني للمسؤول. قم بتأكيد مستوى إذن المسؤول المضاف، مثل القراءة والكتابة أو القراءة فقط. حفظ الإعدادات ودعوة المسؤولين. س: هل يمكنني إعداد عدة مسؤولين؟ ج: نعم، يمكنك إعداد عدة مسؤولين لإدارة المستندات بشكل مشترك. ما عليك سوى اتباع الخطوات المذكورة أعلاه لإضافة المسؤولين مرة أخرى. س: ما هي الامتيازات أو الأذونات التي يتمتع بها المسؤول؟ ج: يتمتع المسؤولون بأذونات خاصة على المستندات، مثل تعديل محتوى المستند وتحريره، وإضافة أو حذف أذونات مستخدمين آخرين، وما إلى ذلك. يمكنهم أيضًا دعوة الآخرين ليصبحوا مسؤولين أو مستخدمين عاديين. تأكد من ثقتك بالمسؤول الذي تختاره لأنه يتمتع بقدرة عالية على التحكم في المستند.2. كيفية إلغاء حقوق المسؤول؟
س: أريد إلغاء أذونات المسؤول، ماذا علي أن أفعل؟ ج: يمكنك إلغاء أذونات المسؤول باتباع الخطوات التالية: افتح المستند وقم بتسجيل الدخول إلى حسابك. ابحث عن الخيارات ذات الصلة مثل "المسؤول" أو "الأذونات" في خيارات إعدادات المستند. ابحث عن المسؤول الذي تريد إلغاء أذوناته وانقر فوق الزر أو الخيار المقابل. حدد "إلغاء الأذونات" أو خيارًا مشابهًا في رسالة التأكيد. احفظ الإعدادات ودخل حيز التنفيذ. س: بعد إلغاء حقوق المسؤول، هل لا يزال بإمكان المسؤول الوصول إلى المستند؟ ج: بعد إلغاء حقوق المسؤول، سيفقد المسؤول الأذونات الخاصة بالمستند. ومع ذلك، لا يزال بإمكانهم الوصول إلى المستند كمستخدم عادي والعمل وفقًا لمستوى الإذن المخصص لهم. س: هل يمكن إعادة منح المسؤولين الذين تم إلغاء أذوناتهم؟ ج: نعم، يمكنك إعادة منح المسؤولين الذين تم إبطال أذوناتهم. ما عليك سوى اتباع الخطوات المذكورة أعلاه لإعادة تعيين الأذونات الخاصة بهم.3. كيف يمكن عرض قائمة المسؤولين الحالية؟
س: أريد معرفة قائمة المسؤولين في المستند الحالي، كيف يمكنني التحقق منها؟ ج: يمكنك عرض القائمة الحالية للمسؤولين باتباع الخطوات التالية: افتح المستند وقم بتسجيل الدخول إلى حسابك. ابحث عن الخيارات ذات الصلة مثل "المسؤول" أو "الأذونات" في خيارات إعدادات المستند. في صفحة إعدادات المسؤول، من المفترض أن تكون قادرًا على رؤية القائمة الحالية للمسؤولين. إذا لم تظهر القائمة مباشرةً، فابحث عن زر "عرض المسؤولين" أو زر مشابه. س: كيف نميز المسؤولين عن المستخدمين العاديين؟ ج: في قائمة المسؤولين، عادةً ما يكون لدى المسؤولين معرفات أو رموز خاصة لتمييزهم عن المستخدمين العاديين. قد تتضمن هذه المعرفات أيقونات أو ألوان خاصة لاسم المستخدم أو إشارات مرئية أخرى. س: هل يمكنني إضافة أو إزالة المسؤولين من قائمة المسؤولين؟ ج: نعم، يمكنك إضافة أو إزالة المسؤولين من قائمة المسؤولين. ما عليك سوى اتباع الخطوات المذكورة أعلاه وفقًا لذلك.آمل أن يساعدك هذا الدليل الذي أعده محرر Downcodes في إتقان إعدادات مدير المستندات بسهولة، وتحسين كفاءة إدارة المستندات، وضمان أمان المستندات بشكل فعال. إذا كان لديك أي أسئلة، فلا تتردد في طرحها.