Dengan mempopulerkan Internet, pengguna semakin tertarik untuk berpartisipasi dalam berbagai aktivitas online melalui Internet, dan berbagai situs web dan forum semakin memperhatikan pengorganisasian dan konstruksi aktivitas offline, terutama situs web lokal. Dalam dua tahun terakhir, penulis telah menyelenggarakan lebih dari lima puluh pertemuan offline dengan berbagai ukuran. Saya ingin berbagi beberapa pengalaman saya dengan Anda sebagai berikut:
1. Sebelum acara
1. Menentukan pembagian kerja antar personel
Sekarang adalah era yang menghargai kerja sama tim, dan kepahlawanan individu sudah tidak bisa ditoleransi lagi. Oleh karena itu, tidak peduli seberapa besar atau kecil kegiatan tersebut, disarankan agar setiap orang mencari orang yang berpikiran sama untuk melakukannya bersama. Untuk pertemuan kecil, selama Anda memiliki keterampilan organisasi tertentu, Anda cukup mendiskusikan format acara dan masalah lainnya. Untuk acara berskala besar, pembagiannya harus lebih detail, seperti hosting, copywriting, penyambut di tempat dan personel lainnya, semua harus ditentukan terlebih dahulu.
2. Menentukan waktu, bentuk dan skala acara
Bentuk kegiatan yang umum termasuk pesta makan malam, karaoke, pembunuhan dan permainan meja lainnya, mendaki gunung, tur taman, jalan-jalan, olah raga, kencan buta, dll. Hal ini terutama bergantung pada preferensi dan keakraban kelompok sasaran kegiatan. Misalnya, jika pendatang baru baru pertama kali berpartisipasi dalam suatu acara, mereka dapat fokus pada aktivitas yang memiliki lebih banyak peluang komunikasi seperti pesta makan malam atau pembunuhan. Jika mereka semua adalah teman lama yang akrab, mereka dapat mempertimbangkan aktivitas yang lebih menghibur seperti karaoke .
Selain bentuk kegiatan, jumlah orang juga harus ditentukan. Penulis menyarankan agar siklus acara berskala besar yang dihadiri banyak orang harus lebih panjang, dan siklus pertemuan kecil yang dihadiri sedikit orang harus diperpendek. Jika ini adalah acara berskala besar, permainan interaktif dan aspek lain pada hari itu harus dirancang terlebih dahulu.
Disarankan waktu kegiatan pada akhir pekan dengan mempertimbangkan sepenuhnya kebiasaan dan pola kerja dan istirahat peserta.
3. Menentukan lokasi acara
Lokasi kegiatan harus nyaman untuk transportasi dan berbiaya rendah. Cobalah untuk memeriksa tempat tersebut terlebih dahulu. Dalam keadaan normal, pencahayaan di tempat tersebut tidak boleh terlalu gelap atau terlalu dingin untuk memberikan perasaan terbuka kepada orang-orang. Ukuran tempat harus cukup untuk menampung jumlah peserta. Karena jumlah peserta tertentu tidak dapat dibatasi secara pasti, sejumlah ruang kosong dapat dipesan, namun tidak boleh melebihi jumlah orang yang diharapkan Tidak masalah jika ukurannya sedikit lebih kecil, jika tidak maka venue akan terlihat sangat ramai dan berapi-api. Jika tidak maka akan tampak terlalu sepi.
4. Tulis pemberitahuan acara
Banyak teman yang mengabaikan hal ini, padahal sebenarnya ini sangat penting. Apakah acara tersebut akan mendapat tanggapan dari semua orang dan apakah situasi pendaftarannya optimis atau tidak, sangat bergantung pada apakah pemberitahuan tersebut ditulis dengan baik. Biasanya pemberitahuan harus terdiri dari unsur-unsur berikut: pengenalan acara, pemrakarsa acara, waktu acara, target audiens, lokasi acara, biaya acara, proses acara, pendaftaran/informasi kontak, alamat rinci dan rute bus rinci (sebaiknya dengan peta). Secara umum, selama elemen-elemen ini ditulis dengan jelas, maka akan baik-baik saja. Susunan bahasanya harus ringan dan menyenangkan, dan tidak boleh memasukkan kata-kata yang ditargetkan atau menyinggung. Misalnya, kata-kata seperti “hanya orang-orang berkualitas tinggi yang dapat berpartisipasi” akan sangat menyinggung.
5. Promosi kegiatan
Selain meningkatkan kekompakan anggota dan mengaktifkan suasana website, aktivitas offline juga menjadi titik publisitas yang baik. Oleh karena itu, promosi acara itu sendiri tidak boleh diabaikan. Selain itu, melalui publisitas terpusat, banyak orang dapat mendaftar dalam waktu singkat, yang juga akan membuat orang merasa bahwa acara tersebut sangat populer dan menjadikan acara tersebut memiliki efek merek.
6. Mengatur buku alamat pelamar
Sebelum acara, Anda harus berusaha sebaik mungkin untuk mengumpulkan semua informasi semua pelamar. Setidaknya nomor ponsel dan nomor QQ harus dikumpulkan, dan jumlah teman yang mendaftar atas nama orang lain juga harus disebutkan dengan jelas. Jika kondisi memungkinkan, disarankan untuk membentuk grup QQ yang relevan.
7. Kirim pemberitahuan pra-pertemuan
Pastikan untuk mengirimkan pemberitahuan pengingat melalui pesan teks sebelum acara, dan disarankan untuk melakukannya pada malam hari sebelum acara. Isi pesan teks harus mencakup tema acara dan lokasi spesifik, rute mengemudi, dan contact person.
Tips: Artikel ini adalah karya asli Jiang Likun (Nasi Panci Besar), pendiri Tuiyiyi. Jika Anda ingin melihat lebih banyak artikel, silakan cari di Tuiyiyi atau Jiang Likun.
2. Dalam aktivitas
1. Koleksi foto di tempat
Terlepas dari apakah acaranya besar atau kecil, selama kondisinya memungkinkan, disarankan agar setiap orang mengambil lebih banyak foto di lokasi. Cobalah memotret semua orang di tempat kejadian, terutama beberapa adegan lucu dan hot, dan fokuslah untuk merekamnya.
2. Penyesuaian suasana di tempat
Hal terpenting bagi suksesnya sebuah acara adalah suasana di tempat tersebut. Apakah suasananya dapat disesuaikan tergantung pada apakah setiap orang dapat berintegrasi ke dalamnya. Saat menentukan personel pada langkah awal sebelum acara, setiap orang hendaknya mengidentifikasi terlebih dahulu beberapa orang yang ramah dan pandai mengaktifkan suasana untuk berpartisipasi. Selain itu, sebagai penyelenggara, Anda juga harus memobilisasi antusiasme semua orang secara tepat sasaran. Berikut beberapa poin penting.
a. Datang lebih awal dan berkomunikasi dengan setiap teman. Sebagai penyelenggara acara, Anda harus tiba di tempat terlebih dahulu. Ketika anggota datang silih berganti, usahakan untuk melakukan komunikasi singkat dengan masing-masing teman, pertama untuk menghilangkan rasa keanehan, dan kedua untuk menilai secara kasar ciri-ciri kepribadian masing-masing, apakah mereka kebanyakan introvert atau ekstrovert, dan apakah mereka orang yang sangat aktif. .
b. Saling perkenalan harus sangat diperlukan. Untuk acara kecil, ini adalah suatu keharusan (kecuali untuk semua kenalan). Selain agar semua orang bisa saling mengenal, tautan ini juga bisa menentukan mana teman yang ekstrovert dan mana teman yang introvert.
c. Memprovokasi topik dan mendorong komunikasi. Sebagai penyelenggara, Anda harus membangkitkan topik dan meramaikan suasana kapan saja. Umumnya di antara orang-orang yang mengikuti kegiatan akan ada beberapa orang yang sangat aktif. Untuk teman-teman yang seperti itu, usahakan untuk menggalang semangatnya. Ketika suasana sudah terbangun, sebagai penyelenggara sebaiknya lebih banyak berkomunikasi dengan mereka yang lebih tertutup dan pemalu untuk menghilangkan rasa keanehannya.
3. Penanganan darurat
Dilihat dari pengalaman penulis saat ini dalam mengorganisir acara, saya belum menemukan keadaan darurat khusus. Ini mungkin terutama tentang penyesuaian suasana di tempat kejadian, karena terkadang orang menjadi tidak senang dengan kata-kata mereka ketika mereka sedang bersenang-senang seorang penyelenggara Anda harus berdiri dan menjadi pembawa damai, mengubah topik tepat waktu, dan meredakan suasana. Hal ini terutama berlaku untuk pesta makan malam, karena biasanya minum diperlukan selama pesta makan malam, dan mudah terjadi kesalahan setelah minum. Di sini, saya ingin mengingatkan semua orang bahwa untuk kegiatan seperti pesta makan malam, Anda tidak boleh membujuk atau memperjuangkan anggur.Minumlah sebanyak yang Anda bisa, dan jangan minum apa yang tidak bisa Anda minum terlalu banyak, Anda harus mencegah mereka tepat waktu.
Selain itu, masalah keselamatan juga perlu Anda perhatikan.
3. Setelah acara
Buntut dari peristiwa tersebut relatif sederhana. Hal utama adalah memposting foto di lokasi secara online tepat waktu, dan menulis beberapa catatan situs acara jika memungkinkan (terutama untuk memandu anggota secara tertulis). Jika acara berskala besar, buku alamat peserta akan diatur tepat waktu. Saat menghadapi akibatnya, setiap orang hanya perlu mengingat satu prinsip, yaitu memandu suasana harmonis acara ke website (atau forum, grup QQ), dan membimbing semua orang untuk terus mempertahankan popularitas ini di platform yang relevan.
4. Perhatikan detailnya
Faktanya, ketika semua orang berbicara tentang mengadakan kegiatan, mereka menganggapnya relatif sederhana, karena sebagian besar orang memahami apa yang terjadi, tetapi mengapa ada pihak yang melakukannya dengan baik dan ada pula yang tidak? ada juga detailnya.
Misalnya, ketika memposting pemberitahuan acara di forum, selain menunjukkan detail acara, Anda juga harus membuat format pendaftaran dan membiarkan orang di belakang Anda mendaftar sesuai format tersebut. Hal ini akan menghindari fenomena banjir, jika tidak ketika orang lain datang dan melihat, semuanya akan diisi dengan informasi palsu. Mereka yang mengisi dan tidak mendaftar akan menyurutkan semangat pengguna. Pada saat yang sama, demi asuransi ganda, yang terbaik adalah meminta orang yang dikenal untuk mendaftar sesuai format dan membuat contoh dari beberapa balasan pertama ke postingan tersebut.
Contoh lainnya adalah ketika semakin banyak orang yang mendaftar, informasi di postingan akan diperbarui tepat waktu agar semua orang mengetahui perkembangan terkini. Seperti jumlah orang yang mendaftar, rasio laki-laki terhadap perempuan, bahkan daftar spesifik, informasi kontak, unit, dll. Dengan cara ini semua orang dapat mengetahui siapa saja yang berpartisipasi, dan melihat banyak orang yang berpartisipasi dan sangat populer, maka orang yang tidak ingin berpartisipasi juga akan berpartisipasi.
Mengenai detailnya saya tidak bisa membicarakannya satu per satu, jadi disini saya hanya bisa menjadi titik awal saja, semoga bisa memberi Anda sedikit inspirasi.
Informasi penulis: Jiang Likun, yang nama onlinenya adalah Big Pot Rice dan pendiri Tui Yi Yi (www.tui18.com). Jika Anda ingin melihat lebih banyak artikel dari penulisnya, silakan cari Tui Yi Yi atau Jiang Likun. Pertukaran operasi/promosi baru 10 grup 3290398, selamat bergabung.
Pernyataan hak cipta: Pencetakan ulang gratis diperbolehkan. Harap simpan informasi penulis asli saat mencetak ulang.