Abstrak Jaringan kantor telah menjadi tren umum perkembangan perusahaan modern. Artikel ini terutama menjelaskan modul fungsional sistem manajemen dokumen pengiriman dan penerimaan berdasarkan struktur B/S dan cara menggunakan ASP dan SQL Server untuk menyelesaikan beberapa teknologi terkait, termasuk masalah keamanan sistem.
Pendahuluan
Metode kantor manual tradisional tidak lagi dapat memenuhi kebutuhan kantor modern. Sistem manajemen dokumen pengiriman dan penerimaan dapat meningkatkan efisiensi kerja, standarisasi sistem kantor, meningkatkan transparansi kantor, mewujudkan pengelolaan informasi dan sumber daya dokumen yang terpadu, memfasilitasi pengambilan keputusan kepemimpinan. , dan secara bertahap menyadari tanpa kertas Sebagai alat penting untuk pekerjaan kantor modern, orang-orang semakin memperhatikannya.
Kami memilih struktur tiga tingkat B/S. Database backend menggunakan SQL Server, server WEB menjalankan IIS Microsoft, ASP (Active Server Pages) digunakan sebagai alat pengembangan, dan klien menggunakan browser IE.
Ikhtisar arsitektur mode B/S
Mode B/S mengacu pada teknologi dan arsitektur penggunaan HTTP sebagai protokol transmisi dengan dukungan TCP/IP, dan klien mengakses server Web dan database latar belakang yang terhubung melalui Browser. Ini terdiri dari browser, server Web, server aplikasi dan server database (Gambar 1). Mode B/S menerobos batasan berbagi file tradisional dan mode C/S, dan mencapai tingkat berbagi informasi yang lebih besar. Setiap pengguna dapat mengakses database melalui browser, sehingga mengatasi batasan waktu dan ruang.
Prinsip kerja mode B/S adalah: browser klien mengakses server Web melalui URL, server Web meminta server database, dan mengembalikan hasil yang diperoleh ke browser klien dalam bentuk HTML.
Modul fungsi
Berdasarkan mekanisme implementasi pengintegrasian pengiriman dan penerimaan dokumen, sistem dapat dibagi menjadi beberapa sub-modul berikut.
(1) Manajemen sistem
Sebagai administrator sistem, ia dapat memelihara seluruh sistem, termasuk pemeliharaan personel, pemeliharaan departemen, pemeliharaan modul, pemeliharaan fungsi personel, pemeliharaan pekerjaan personel, pemeliharaan hak pengguna, pemeliharaan kata sandi pengguna, dan pemeliharaan item konfigurasi sistem membuat pengumuman global. Kategori kolom dipertahankan.
(2) Manajemen posting
Manajemen dokumentasi merupakan suatu unit pengelolaan proses pembentukan dokumen dengan kemampuan mengikat. Seperti pelaksanaan penyusunan dokumen, verifikasi rancangan, penelaahan bersama, penandatanganan balik, penerbitan, pencetakan dokumen, peninjauan dan pengedaran, pengarsipan dan pekerjaan pengurusan lainnya. Penyerahan dan persetujuan dokumen diselesaikan sepenuhnya di jaringan komputer. Semua proses kerja dapat disesuaikan oleh pengguna. Semua jejak penyerahan untuk persetujuan, jejak modifikasi, waktu operasi dan operator disimpan secara detail. Pada saat yang sama, sistem penerbitan juga menyediakan pencarian teks lengkap, pencarian bersyarat dan fungsi lainnya.
Hal ini terutama digunakan untuk pembentukan peraturan dan ketentuan perusahaan, pembentukan sistem ruang arsip, pembentukan sistem ruang keuangan, pembentukan dokumen pengangkatan dan pemberhentian kader, pembentukan peraturan penghargaan dan hukuman karyawan, pembentukan manajemen inventaris. sistem, pembentukan sistem produksi keselamatan, dan proses pembentukan dokumen lain yang mengikat setiap orang.
Gambar (2) adalah diagram alur keseluruhan postingan. Pengguna dapat memilih langkah-langkah tertentu sesuai dengan kebutuhannya untuk menyelesaikan pengelolaan postingan.
Gambar 2
(3) Pengelolaan pengumpulan dokumen
Pengelolaan pengumpulan dokumen pada dasarnya mencatat dan memproses dokumen resmi yang masuk. Hal ini terutama digunakan untuk mendaftarkan dokumen yang dikirim oleh biro pajak, dokumen yang dikirim oleh departemen keamanan publik, dokumen yang dikirim oleh kantor pusat, pemrosesan dokumen yang dikirim oleh otoritas industri, dokumen yang dikirim oleh unit yang bekerja sama, dan dokumen yang dikirim oleh unit saudara , dan pemrosesan dokumen resmi eksternal lainnya.
Proses pengolahan yang utama meliputi: penerimaan dan pendaftaran, penyiapan direktur, instruksi pimpinan, penanganan departemen, sirkulasi, pengarsipan dan fungsi lainnya. Dalam antarmuka persetujuan kepemimpinan, dokumen dapat dikirim ke pemimpin tingkat yang lebih tinggi untuk disetujui. Departemen mana yang akan menanganinya dan departemen mana yang akan dikirim diputuskan oleh pemimpin puncak. Pengelola dapat melacak dan mengawasi seluruh proses penerimaan dokumen melalui “Receipt Query Operation”.
Sistem ini juga menyediakan pengambilan teks lengkap, pengambilan bersyarat, statistik dan fungsi lainnya untuk pengumpulan dokumen yang telah selesai.
Gambar (3) merupakan diagram alur keseluruhan kumpulan dokumen. Pengguna dapat memilih langkah-langkah tertentu sesuai dengan kebutuhannya untuk menyelesaikan pengelolaan kumpulan dokumen.
Gambar 3
(4) Pengelola berkas
menerima dokumen yang dikirim oleh departemen ini atau departemen lain, kemudian mengelompokkan berkas (mengelompokkan berkas ke dalam berkas perkara tertentu), mentransfer berkas (memindahkan berkas dalam berkas perkara tertentu ke berkas perkara lain) , Hapus (memindahkan dokumen dari file ke luar file). Bagi dokumen masuk dan keluar yang belum diarsipkan, dapat diarsipkan. File dapat disegel, dibuka segelnya, dan dimusnahkan. File kasus yang disegel atau tidak disegel dapat dipinjam dan ditanyakan. Anda dapat meminjam dan mengembalikan file di sini. Anda juga dapat secara efektif menetapkan dan mengelola izin membaca file.
Teknologi implementasi terkait
1. Desain tabel data tipikal
Dalam sistem manajemen dokumen pengiriman dan penerimaan, setiap dokumen yang diterima atau dikirim sesuai dengan proses default (yang telah ditentukan sebelumnya), dan file mengalir ke bawah satu per satu sesuai dengan langkah-langkahnya ditentukan dalam proses. Mengambil contoh proses pengumpulan dokumen tertentu, meliputi: pendaftaran tanda terima dokumen—>Persiapan Direktur—>Persetujuan Pimpinan—>Penanganan departemen—>Pengajuan untuk pengarsipan. Untuk melacak file secara real time, mengawasi proses alirannya secara tepat waktu atau memeriksa detail pemrosesan pada tahap tertentu, hal ini mengharuskan kami menyediakan dua tabel data penting, dalam sistem ini adalah tabel data gw_mrlc dan data tabel gw_cllc.
Diantaranya, gw_mrlc (wdlx, lcmc, ry, xh, clm, clr) mencatat informasi dari setiap proses default yang digunakan dalam sistem. Wdlx mengacu pada jenis dokumen, menerima atau mengirim dokumen; lcmc mengacu pada nama proses; ry mengacu pada orang yang mendefinisikan proses default clm sesuai dengan nama setiap langkah dalam proses default; penangan setiap langkah dalam proses default.
Gw_mrlc hanya mencatat informasi setiap proses, dan gw_cllc (lxh, lcmc, xh, clr, jbrq, clrq, clyj, zt, wjm) juga diperlukan untuk melacak status eksekusi file dalam proses. Untuk setiap dokumen yang dikirim dan diterima, akan ada proses unik yang sesuai dengan masing-masing sistem. lxh mencatat nomor urut proses; lcmc, xh, clr didefinisikan seperti di atas; Untuk setiap langkah pemrosesan dengan nomor urut xh dalam proses, jbrq mengacu pada tanggal penyelesaian dan penyerahan langkah sebelumnya; clrq mengacu pada tanggal penyelesaian langkah saat ini; mengacu pada langkah saat ini Status pemrosesan, apakah sudah diproses atau belum diproses, untuk memfasilitasi pelacakan file secara real-time; wjm mencatat konten teks file dan jejak modifikasi file selama proses sirkulasi dicapai melalui fungsi unggah file.
2. Gunakan Sesi untuk verifikasi login.
Kode ASP menggunakan formulir untuk menerapkan interaksi, dan konten terkait akan terlihat di bilah alamat browser. Jika tindakan keamanan yang tepat tidak diterapkan, selama Anda menuliskan konten ini, Anda dapat melewati verifikasi dan langsung masuk ke halaman tertentu. Misalnya dengan mengetikkan "...xx.asp?flag=1" di browser, Anda bisa langsung masuk ke halaman yang memenuhi syarat "flag=1" tanpa melalui halaman form.
Untuk mencegah pengguna yang tidak terdaftar melewati antarmuka registrasi dan memasuki sistem aplikasi secara langsung, kami menggunakan objek Sesi untuk verifikasi registrasi. Misalnya, kami membuat halaman pendaftaran di bawah ini.
<%'Baca informasi login pengguna
Luser=ltrim(Permintaan("Pengguna"))
Lpass=Permintaan("Lulus")
'Verifikasi apakah nomor akun dan kata sandi sudah benar
jika Luser=rs(“userid”) dan Lpass= rs(“password”) maka
Session("sysuser")=Luser 'Gunakan objek Session untuk verifikasi login pengguna...
kalau tidak
respon.tulis "Masukan Anda salah!"
respon.akhir
berakhir jika
%>
Di halaman WEB lain dari sistem aplikasi, objek Sesi harus diverifikasi terlebih dahulu. Jika Anda tidak masuk melalui antarmuka pengguna, maka Sesi("sysuser") akan kosong dan Anda tidak akan dapat menggunakan fungsi apa pun yang disediakan oleh sistem kecuali Anda adalah pengguna yang sah sampai batas tertentu. Kode verifikasinya adalah sebagai berikut:
<%
jika sesi("sysuser ")="" lalu
respon.write("Maaf, Anda belum <a href='../login.asp' target='_top'>login</a>.")
kalau tidak
…
berakhir jika
%>
3. Enkripsi halaman ASP.
Untuk mencegah kebocoran kode sumber ASP secara efektif, Anda dapat mengenkripsi halaman ASP. Kami telah menggunakan dua metode untuk mengenkripsi halaman ASP. Salah satunya adalah dengan menggunakan teknologi komponen untuk merangkum logika pemrograman ke dalam DLL; yang lainnya adalah dengan menggunakan ScriptEncoder Microsoft untuk mengenkripsi halaman ASP. Masalah utama dengan penggunaan teknologi komponen adalah bahwa setiap bagian kode perlu dikomponenisasi, yang membuat pengoperasian menjadi rumit dan memerlukan beban kerja yang besar. Namun, penggunaan Encoder untuk mengenkripsi halaman ASP mudah dioperasikan dan memberikan hasil yang baik.
Program ScriptEncoder yang sedang berjalan adalah SCRENC.EXE. Metode penggunaannya adalah:
SCRENC [/s][/f][/xl][/ldefLanguage][/edefExtention]inputfile outputfile
di mana: /s adalah untuk melindungi output layar; f menentukan file keluaran Apakah akan menimpa file masukan dengan nama yang sama; /xl mengacu pada apakah akan menambahkan arahan @Language di bagian atas file .asp; file yang akan dienkripsi.
4. Penggunaan prosedur tersimpan
Menggunakan prosedur tersimpan tidak hanya dapat meningkatkan kecepatan query, namun juga menjamin integritas transaksi. Dalam sistem ini, setiap file memiliki nomor seri unik. Ketika file baru ditambahkan ke database, nomor seri secara otomatis akan bertambah satu. Karena semua pengguna sedang online, dua file dapat dimasukkan ke dalam database secara bersamaan. Untuk memastikan keunikan nomor seri, diperlukan "mendapatkan nomor seri" dan "menambahkan satu ke nomor seri". nomor seri" diselesaikan sebagai satu transaksi. Memanggil prosedur tersimpan ASP lebih rumit daripada memanggil pernyataan SQL. Anda harus menggunakan objek perintah di komponen ADO. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
Buat objek perintah ADO, setel atribut Commandtext ke nama prosedur tersimpan, dan atribut Commandtype ke nama prosedur tersimpan. 4, menunjukkan bahwa perintahnya adalah memanggil prosedur tersimpan.
Gunakan perintah "objek perintah.CreateParameter (nama parameter, jenis, arah, panjang)" untuk membuat parameter input dan output yang sesuai dengan prosedur tersimpan.
Gunakan perintah "command object.Parameters(parameter name).Value=parameter value" untuk menetapkan nilai ke parameter input.
Gunakan perintah "objek perintah.Parameter.Tambahkan nama parameter" untuk menambahkan setiap parameter ke kumpulan parameter objek perintah.
"CommandObject.Execute" menjalankan prosedur tersimpan.
"Nama variabel = objek perintah.Parameter (nama parameter keluaran).Nilai" mendapatkan nilai parameter keluaran.
Kesimpulan
Penerapan sistem manajemen pengiriman dan penerimaan dokumen yang dikembangkan berdasarkan model B/S tidak diragukan lagi akan mengubah metode dan sarana kantor manual tradisional menjadi ilmiah, terstandarisasi, efisien dan berbasis informasi. Diharapkan dengan bertambahnya jumlah informasi perkantoran dan kemajuan informasi, kantor elektronik akan menjadi arah pengembangan perkantoran di masa depan.