โปรแกรมแก้ไข Downcodes นำเสนอบทช่วยสอนโดยละเอียดเกี่ยวกับการเชื่อมโยง Word และ Excel บทความนี้จะอธิบายรายละเอียดวิธีใช้รหัสเขตข้อมูล Word เพื่อแสดงข้อมูล Excel แบบไดนามิกในส่วนหัวหรือส่วนท้ายของเอกสาร Word และให้ขั้นตอนและขั้นตอนในการเตรียมข้อมูล Excel การสร้างและการเชื่อมโยงเขตข้อมูล Word การอัปเดตและการจัดการลิงก์ และ VBA เคล็ดลับที่จะช่วยให้คุณซิงโครไนซ์และอัปเดตข้อมูลระหว่าง Word และ Excel ได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ บทความนี้ยังมีคำตอบสำหรับคำถามที่พบบ่อยเพื่อช่วยให้คุณแก้ไขปัญหาที่คุณพบได้อย่างรวดเร็วและปรับปรุงประสิทธิภาพสำนักงานของคุณอย่างมาก!
รหัสฟิลด์ของส่วนหัวและส่วนท้ายของ Word เชื่อมโยงกับ Excel ผ่าน DDE หรือ OLE ซึ่งสามารถแสดงข้อมูลใน Excel แบบไดนามิกในพื้นที่ส่วนหัวหรือส่วนท้ายของเอกสาร Word ลิงก์ประเภทนี้ช่วยให้เอกสาร Word สะท้อนการอัปเดตในเวิร์กชีต Excel ซึ่งเหมาะสำหรับสถานการณ์ที่ต้องอัปเดตข้อมูลบ่อยครั้ง กระบวนการนี้ส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการแทรกฟิลด์ที่มีรหัสลิงก์เฉพาะ การเตรียมข้อมูลที่จะลิงก์ใน Excel และตรวจสอบให้แน่ใจว่าลิงก์ยังคงใช้งานได้
ก่อนที่จะลิงก์เอกสาร Word ไปยังเวิร์กชีต Excel คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์ Excel มีโครงสร้างข้อมูลที่ชัดเจนและช่วงที่ตั้งชื่อเพื่ออำนวยความสะดวกในการเชื่อมโยงและอ้างอิง Word
ขั้นแรก ปรับปรุงการจัดเรียงข้อมูลในเวิร์กชีต Excel:
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดได้รับการจัดรูปแบบแล้ว ล้างเซลล์ว่างหรือการจัดรูปแบบที่ไม่จำเป็น สำหรับข้อมูลที่จะเชื่อมโยงกับ Word คุณสามารถสร้างช่วงที่มีชื่อได้โดยการกำหนดชื่อ (กล่องชื่อหรือตัวจัดการชื่อ) ซึ่งทำให้ง่ายต่อการอ้างอิงหลังจากจัดเรียงข้อมูล Excel เสร็จแล้ว ให้บันทึกและปิดเอกสาร Excel ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเส้นทางและชื่อไฟล์ไม่ได้เปลี่ยนในภายหลัง เนื่องจากจะส่งผลต่อลิงก์ใน Word
ในเอกสาร Word คุณสามารถลิงก์ไปยังช่วงเวิร์กชีต Excel เฉพาะได้โดยการแทรกโค้ดฟิลด์
ขั้นตอนในการสร้างโดเมน Word คือ:
เปิดเอกสาร Word และสลับไปที่มุมมองส่วนหัวหรือส่วนท้าย เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกฟิลด์ กด Alt + F9 เพื่อสลับไปยังมุมมองโค้ดฟิลด์ รูปแบบพื้นฐานสำหรับการแทรกฟิลด์ลิงก์คือ {LINK Excel.Sheet.12 ชื่อเวิร์กชีตเส้นทางไฟล์ Excel! Named range a p * MERGEFORMAT}ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้แทนที่เส้นทางไฟล์ Excel ด้วยเส้นทางไฟล์ Excel เฉพาะและชื่อแผ่นงาน! ช่วงที่ตั้งชื่อด้วยชื่อแผ่นงานจริงและช่วงที่ตั้งชื่อที่กำหนดไว้ใน Excel
หลังจากเชื่อมโยง Word และ Excel แล้ว ให้ดำเนินการอัปเดตข้อมูล:
เมื่ออัปเดตข้อมูล Excel แล้ว ให้กลับไปที่เอกสาร Word คลิกขวาที่ฟิลด์แล้วเลือกตัวเลือกอัปเดตลิงก์สำหรับ "ฟิลด์" ใต้ "ลิงก์และการอ้างอิง" และข้อมูลในเอกสารจะได้รับการอัปเดตเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลในเอกสาร Word สามารถอัปเดตได้ตามปกติ ลิงก์จำเป็นต้องได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม
วิธีการจัดการลิงก์ที่เกี่ยวข้อง ได้แก่:
ติดตามและจัดการเส้นทางของไฟล์: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเส้นทางการจัดเก็บของเอกสาร Word และแผ่นงาน Excel ไม่มีการเปลี่ยนแปลง อัปเดตลิงก์เป็นประจำ: อัปเดตลิงก์ใน Word โดยอัตโนมัติด้วยตนเองหรือโดยการเขียนมาโคร จัดการข้อผิดพลาดของลิงก์: หากลิงก์เสียหาย ข้อความแสดงข้อผิดพลาดจะปรากฏขึ้น ในขณะนี้ คุณต้องสร้างลิงก์ใหม่หรือตรวจสอบว่าเส้นทางและพื้นที่ที่ตั้งชื่อนั้นถูกต้องหรือไม่สำหรับผู้ใช้ขั้นสูง คุณสามารถใช้ประโยชน์จากการเขียนโปรแกรม VBA ของ Word เพื่อทำให้กระบวนการจัดการลิงก์เป็นไปโดยอัตโนมัติ
ขั้นตอนการเขียนโปรแกรม VBA อาจรวมถึง:
เขียนมาโครเพื่ออัปเดตลิงก์โดเมนโดยอัตโนมัติ ลิงก์ทริกเกอร์จะอัปเดตเมื่อมีการเปิดหรือปิดเอกสาร แจ้งให้ผู้ใช้ทราบเมื่อเกิดข้อผิดพลาดเมื่อใช้ร่วมกับการอัปเดตลิงก์อัตโนมัติของ VBA ประสิทธิภาพในการทำงานจะดีขึ้นอย่างมาก ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อต้องจัดการกับเอกสารจำนวนมากที่มักต้องมีการอัปเดตข้อมูล
การใช้ฟังก์ชันลิงก์ของ Word และ Excel เป็นวิธีการทำงานที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้มั่นใจในความถูกต้องและสม่ำเสมอของเนื้อหาเอกสาร อย่างไรก็ตาม ควรสังเกตว่าวิธีนี้ขึ้นอยู่กับเส้นทางและชื่อของไฟล์ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลง ลิงก์อาจใช้งานไม่ได้ ดังนั้นตำแหน่งและชื่อของที่เก็บไฟล์จึงต้องได้รับการจัดการอย่างระมัดระวัง นอกจากนี้ เมื่อพิจารณาถึงปัญหาความเข้ากันได้ของรูปแบบข้อมูลที่ซับซ้อน บางครั้งข้อมูล Excel จำเป็นต้องได้รับการประมวลผลและแปลงอย่างเหมาะสมก่อนที่จะลิงก์
1. จะเชื่อมโยงไปยังไฟล์ Excel โดยใช้โค้ดฟิลด์ใน Word ได้อย่างไร
การใช้โค้ดฟิลด์ใน Word เพื่อลิงก์ไปยังไฟล์ Excel สามารถอัปเดตข้อมูลได้โดยอัตโนมัติ ขั้นตอนเฉพาะมีดังนี้:
เปิดเอกสาร Word และเลือกตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกลิงก์ Excel เลือกแท็บแทรกบนแถบเมนูแล้วเลือกปุ่มวัตถุ ในกล่องโต้ตอบวัตถุ ให้เลือกตัวเลือกจากไฟล์แล้วเรียกดูไฟล์ Excel ที่ต้องการเชื่อมโยง ทำเครื่องหมายที่ช่อง "ลิงก์ไปยังไฟล์" และคลิกปุ่ม "ตกลง" Word จะแทรกวัตถุที่เชื่อมโยงกับไฟล์ Excel และคุณสามารถปรับขนาดและตำแหน่งได้ เนื้อหาที่เชื่อมโยงกับไฟล์ Excel จะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติ และเมื่อข้อมูลในไฟล์ Excel ต้นฉบับมีการเปลี่ยนแปลง คุณจะต้องอัปเดตด้วยตนเองใน Word เท่านั้น2. จะตั้งค่าส่วนหัวและส่วนท้ายของเอกสาร Word ให้เชื่อมโยงกับ Excel ได้อย่างไร?
การตั้งค่าส่วนหัวและส่วนท้ายของเอกสาร Word และลิงก์ Excel สามารถบรรลุผลจากการอัปเดตเนื้อหาส่วนหัวและส่วนท้ายในเอกสารหลายฉบับพร้อมกัน ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนเฉพาะ:
เปิดเอกสาร Word แล้วดับเบิลคลิกที่ส่วนหัวหรือส่วนท้ายเพื่อเข้าสู่โหมดแก้ไขส่วนหัวและส่วนท้าย เลือกแท็บ "หมายเลขหน้า" ในแถบเมนูแล้วคลิกปุ่ม "รูปแบบหมายเลขหน้า" ในกล่องโต้ตอบ "รูปแบบหมายเลขหน้า" ให้เลือกตัวเลือก "ลิงก์ไปยังส่วนก่อนหน้า" และเลือก "ไฟล์ลิงก์ Excel" ในเมนูแบบเลื่อนลงทางด้านขวา หลังจากคลิก "ตกลง" คุณจะเห็นข้อความของลิงก์ Excel ปรากฏในส่วนหัวและส่วนท้าย และข้อความจะถูกซิงโครไนซ์กับเนื้อหาในไฟล์ Excel โดยอัตโนมัติ คุณสามารถทำซ้ำขั้นตอนข้างต้นในเอกสารอื่นๆ เพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารทั้งหมดที่จำเป็นต้องเชื่อมโยงนั้นเชื่อมโยงกับไฟล์ Excel3. จะสร้างการเชื่อมโยงสองทางระหว่าง Word และ Excel ได้อย่างไร?
การสร้างลิงก์สองทางทำให้คุณสามารถข้ามไปยังและอัปเดตข้อมูลระหว่างไฟล์ Word และ Excel ได้ ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนในการตั้งค่าลิงก์แบบสองทาง:
เปิดเอกสาร Word ใช้ปุ่ม "ไฮเปอร์ลิงก์" ในแท็บ "แทรก" ที่ตำแหน่งที่คุณต้องการลิงก์ แล้วเลือกตัวเลือก "จากไฟล์" ในกล่องโต้ตอบป็อปอัป ให้เรียกดูไฟล์ Excel ที่จะเชื่อมโยงและเลือกยืนยัน เลือกเซลล์หรือช่วงที่จะลิงก์ในไฟล์ Excel คลิกขวาและเลือก "คัดลอก" หรือกด Ctrl+C กลับไปที่เอกสาร Word เลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่ลิงก์ที่แทรกไว้ก่อนหน้า คลิกขวา เลือก "วาง" หรือกด Ctrl+V ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลิงก์ทำงานอย่างถูกต้อง คลิกลิงก์เพื่อสลับระหว่าง Word และ Excel และอัปเดตข้อมูลซึ่งกันและกันด้วยการดำเนินการข้างต้น คุณสามารถสร้างการเชื่อมโยงสองทางระหว่าง Word และ Excel เพื่อให้ได้รับการอัปเดตข้อมูลแบบเรียลไทม์และการนำทางที่สะดวกสบาย
ฉันหวังว่าบทช่วยสอนนี้โดยโปรแกรมแก้ไข Downcodes จะช่วยให้คุณเข้าใจและใช้ฟังก์ชันลิงก์ระหว่าง Word และ Excel ได้ดีขึ้น และปรับปรุงประสิทธิภาพสำนักงานของคุณ หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดฝากข้อความไว้ในพื้นที่แสดงความคิดเห็น!