วิธีการทำงานร่วมกันกับตาราง Excel

เครื่องมือแก้ไข Downcodes นำเสนอคำแนะนำที่เป็นประโยชน์สำหรับการทำงานร่วมกันแบบหลายคนในตาราง Excel ในสภาพแวดล้อมสำนักงานทีมในปัจจุบัน การแก้ไขตาราง Excel ร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพถือเป็นสิ่งสำคัญ บทความนี้จะแนะนำรายละเอียดสี่วิธีที่สะดวกในการทำงานร่วมกับตาราง Excel รวมถึงการใช้ Excel เวอร์ชันออนไลน์ การแปลงเป็น Google ชีต การใช้ OneDrive หรือ SharePoint และการใช้ฟังก์ชันสมุดงานที่ใช้ร่วมกันในตัวของ Excel (ใช้ได้กับเวอร์ชันเก่า) ไม่ว่าคุณจะใช้เครื่องมือหรือเวอร์ชันใด คุณสามารถหาวิธีทำงานร่วมกันและมีประสิทธิผลมากขึ้นที่เหมาะกับคุณได้

ขั้นตอนหลักในการทำงานร่วมกันกับตาราง Excel ได้แก่: 1. ใช้ Excel เวอร์ชันออนไลน์ 2. แปลงเป็น Google ชีต 3. ใช้ OneDrive หรือ SharePoint เพื่อแชร์เอกสาร 4. ใช้ฟังก์ชันสมุดงานที่ใช้ร่วมกันในตัวของ Excel วิธีการเหล่านี้สามารถช่วยให้หลายคนทำงานบนแผ่นงาน Excel เดียวกันได้ในเวลาเดียวกัน และการเปลี่ยนแปลงของทุกคนจะได้รับการอัปเดตและบันทึกแบบเรียลไทม์

1. ใช้ Excel เวอร์ชันออนไลน์

การใช้ Excel เวอร์ชันออนไลน์เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการแชร์และทำงานร่วมกันบนแผ่นงาน Excel คุณจำเป็นต้องมีบัญชี Microsoft เท่านั้นจึงจะใช้ Excel เวอร์ชันออนไลน์ได้ และไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ ทั้งสิ้น มีความแตกต่างด้านการทำงานบางอย่างระหว่าง Excel เวอร์ชันออนไลน์และ Excel เวอร์ชันเดสก์ท็อป แต่จะเพียงพอสำหรับการป้อนข้อมูลทั่วไปและการประมวลผลข้อมูลแบบง่าย คุณสามารถอัปโหลดตาราง Excel ไปยัง OneDrive จากนั้นเลือก "เปิดออนไลน์" ใน OneDrive เพื่อแก้ไขตารางใน Excel เวอร์ชันเว็บ ใน Excel เวอร์ชันเว็บ คุณสามารถเลือกปุ่ม "แชร์" ที่มุมขวาบน ป้อนที่อยู่อีเมลของผู้อื่น และเชิญพวกเขาให้แก้ไขตารางร่วมกัน

2. แปลงเป็น Google ชีต

หากคุณและทีมเป็นผู้ใช้ Google การแปลงเป็น Google ชีตอาจเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า ฟังก์ชันของ Google ชีตนั้นคล้ายคลึงกับ Excel และฟังก์ชันการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์นั้นทรงพลังมาก คุณเพียงแค่ต้องอัปโหลดตาราง Excel ไปยัง Google Drive จากนั้นคลิกขวาที่ตารางใน Google Drive แล้วเลือก "เปิดด้วย Google ชีต" เพื่อแปลงเป็น Google ชีต ใน Google ชีต คุณสามารถเลือกปุ่ม "แชร์" ที่มุมขวาบน ป้อนที่อยู่อีเมลของผู้อื่น และเชิญให้แก้ไขแบบฟอร์มร่วมกัน

3. แชร์เอกสารโดยใช้ OneDrive หรือ SharePoint

ถ้าคุณมีการสมัครใช้งาน Microsoft 365 (เดิมคือ Office 365) คุณสามารถใช้ OneDrive หรือ SharePoint เพื่อแชร์และทำงานร่วมกันบนแผ่นงาน Excel ใน OneDrive หรือ SharePoint คุณสามารถอัปโหลดตาราง Excel จากนั้นเลือก "แชร์" และป้อนที่อยู่อีเมลของบุคคลอื่นเพื่อเชิญให้แก้ไขตารางร่วมกัน และถ้าคุณทั้งคู่ติดตั้ง Excel เวอร์ชันเดสก์ท็อปไว้แล้ว คุณสามารถแชร์และทำงานร่วมกันใน Excel เวอร์ชันเดสก์ท็อปได้ ทำให้คุณสามารถเข้าถึง Excel ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

4. ใช้ฟังก์ชันสมุดงานที่ใช้ร่วมกันในตัวของ Excel

หากคุณใช้ Excel 2010 หรือเวอร์ชันก่อนหน้า คุณสามารถใช้ฟีเจอร์สมุดงานที่ใช้ร่วมกันของ Excel ได้ ใน Excel คุณสามารถเปิดใช้งานคุณสมบัตินี้ได้โดยเลือกเมนู "ตรวจสอบ" จากนั้นเลือก "แชร์สมุดงาน" จากนั้นคุณสามารถบันทึกแบบฟอร์มนี้ในตำแหน่งที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ เช่น ไดรฟ์เครือข่าย ด้วยวิธีนี้ ทุกคนสามารถเปิดแบบฟอร์มได้ และการเปลี่ยนแปลงจะถูกบันทึกแบบเรียลไทม์ อย่างไรก็ตาม ฟังก์ชันนี้ได้ถูกลบออกไปแล้วใน Excel 2013 และเวอร์ชันที่ใหม่กว่า ดังนั้นหากคุณใช้ Excel เวอร์ชันใหม่ คุณจะต้องใช้วิธีการอื่นๆ ที่กล่าวถึงข้างต้น

คำถามที่พบบ่อยที่เกี่ยวข้อง:

1. จะบรรลุการทำงานร่วมกันในแผ่นงาน Excel ได้อย่างไร

ถาม: ฉันสามารถแก้ไขสเปรดชีต Excel เดียวกันกับบุคคลอื่นพร้อมกันได้หรือไม่ ตอบ: ได้ คุณสามารถใช้ฟังก์ชันการแชร์ของ Excel เพื่อทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ ใน Excel คุณสามารถเลือกที่จะบันทึกเวิร์กบุ๊กลงในบริการที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ (เช่น OneDrive หรือ SharePoint) และแชร์ลิงก์กับผู้อื่นหรือเชิญพวกเขาให้แก้ไขแผ่นงานร่วมกัน ถาม: จะเชิญผู้อื่นให้ทำงานร่วมกันบนสเปรดชีต Excel ได้อย่างไร ตอบ: คุณสามารถเชิญผู้อื่นให้ทำงานร่วมกันบนแผ่นงาน Excel ได้ตามขั้นตอนต่อไปนี้ บันทึกเวิร์กบุ๊ก Excel ไปยังบริการที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ เช่น OneDrive หรือ SharePoint เปิดสมุดงาน Excel แล้วคลิกปุ่ม "แชร์" บนแถบเมนูด้านบน ในหน้าต่างการแชร์ที่ปรากฏขึ้น ให้ป้อนที่อยู่อีเมลของคนที่คุณต้องการเชิญหรือเลือกผู้ติดต่อของพวกเขา เลือกสิทธิ์ในการแก้ไขที่เหมาะสม (เช่น ดูอย่างเดียว แก้ไขได้ ฯลฯ) และส่งคำเชิญ ผู้ที่ได้รับเชิญจะได้รับอีเมลพร้อมลิงก์ที่แชร์ซึ่งพวกเขาสามารถเข้าถึงและแก้ไขแผ่นงาน Excel ได้ ถาม: จะเกิดอะไรขึ้นหากมีคนแก้ไขตาราง Excel พร้อมกันหลายคน ตอบ: เมื่อมีคนแก้ไขตาราง Excel พร้อมกันหลายคน การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดจะถูกซิงโครไนซ์แบบเรียลไทม์ ซึ่งหมายความว่าคุณและผู้อื่นสามารถเปลี่ยนแปลงตารางได้พร้อมๆ กันโดยไม่มีข้อขัดแย้ง Excel จะผสานและบันทึกการเปลี่ยนแปลงของทุกคนโดยอัตโนมัติ และรับประกันความสอดคล้องของข้อมูล หากข้อขัดแย้งเกิดขึ้น Excel จะพร้อมท์ให้คุณแก้ไขข้อขัดแย้งและเลือกเวอร์ชันของการเปลี่ยนแปลงที่จะเก็บไว้

2. จะติดตามความคืบหน้าของการทำงานร่วมกันบนแผ่นงาน Excel ได้อย่างไร

ถาม: ฉันจะรู้ได้อย่างไรว่าผู้อื่นได้ทำการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้างในสเปรดชีต Excel ตอบ: ใน Excel คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ติดตามการเปลี่ยนแปลงเพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับตารางโดยผู้อื่นได้ เมื่อผู้อื่นแก้ไขแผ่นงาน Excel คุณสามารถดูการเปลี่ยนแปลงที่ทำได้โดยดูประวัติการแก้ไข คุณจะพบตัวเลือก "การแก้ไข" ในแถบเมนูด้านบนของ Excel และเลือก "แสดงการติดตามการเปลี่ยนแปลง" เพื่อเปิดแผงประวัติการแก้ไข ถาม: จะดูความคิดเห็นและคำติชมใน Excel ได้อย่างไร ตอบ: ถ้าผู้อื่นเพิ่มข้อคิดเห็นหรือคำติชมลงในแผ่นงาน Excel คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ข้อคิดเห็นของ Excel เพื่อดูและตอบกลับข้อคิดเห็นเหล่านั้นได้ ในแถบเมนูด้านบนของ Excel ให้เลือกแท็บ "ตรวจสอบ" แล้วคลิก "ความคิดเห็นใหม่" เพื่อเพิ่มความคิดเห็นของคุณเอง คุณยังสามารถตอบกลับความคิดเห็นของผู้อื่นได้โดยคลิกปุ่ม "ตอบกลับ" ถัดจากความคิดเห็นนั้น ถาม: ฉันควรทำอย่างไรหากไม่ต้องการเห็นการเปลี่ยนแปลงของบุคคลอื่นในแผ่นงาน Excel ของฉัน ตอบ: หากคุณไม่ต้องการเห็นการเปลี่ยนแปลงของผู้อื่นในแผ่นงาน Excel ของคุณ คุณสามารถเลือกแท็บ "การแก้ไข" ในแถบเมนูด้านบนของ Excel และยกเลิกการเลือก "แสดงการติดตามการเปลี่ยนแปลง" วิธีนี้จะซ่อนการเปลี่ยนแปลงของบุคคลอื่นและแสดงเฉพาะตารางเวอร์ชันดั้งเดิมเท่านั้น แต่โปรดทราบว่าการดำเนินการนี้จะไม่ส่งผลต่อการแก้ไขตารางของบุคคลอื่น และการเปลี่ยนแปลงของพวกเขาจะยังคงถูกบันทึกและซิงค์อยู่

ฉันหวังว่าวิธีการเหล่านี้ที่ได้รับจากโปรแกรมแก้ไข Downcodes จะช่วยให้คุณทำงานร่วมกันบนสเปรดชีต Excel ได้ดียิ่งขึ้น! หากคุณมีคำถามอื่น ๆ โปรดอย่าลังเลที่จะถามต่อไป