مقدمة الوظيفة: 1إدارة توزيع الوثائق الرسمية وإعداد التقارير: عند نشر الملفات والإبلاغ عنها، أدخل رقم الملف، والعنوان، والنوع، ووحدة الإصدار (الإبلاغ)، وحدد نص الملف، وما إلى ذلك، ثم قم بتعيين الشخص والوحدة والمجموعة لتلقي الملف. وفي الوقت نفسه، يمكن تعديل وإعادة نشر محتوى وسمات الملفات المنشورة والمبلغ عنها مسبقًا. 2. توزيع البيانات وإدارة التقارير: عند نشر إشعار اجتماع، أدخل اسم الاجتماع والوحدة التنظيمية ووقت الاجتماع ومواد الاجتماع. يمكنك أيضًا تعيين ما إذا كان الإشعار يتطلب التعليقات وتسجيل الدخول وما إلى ذلك، ثم قم بتعيين الأشخاص والوحدات والمجموعات التي سيتم تلقيها. الملف. وفي الوقت نفسه، يمكن تعديل الإشعارات الصادرة مسبقًا وإعادة إصدارها. 3. إصدار واستلام إشعار الاجتماع: بعد الاجتماع، يتم تشكيل محضر الاجتماع أو قراراته، ويمكن لمنظم الاجتماع إصدار المواد المقابلة للمشاركين في الاجتماع أو الوحدات. يمكن لناشري إشعارات الاجتماع أو مواد الاجتماع التحقق من استلام الوحدات المشاركة للإشعارات أو المواد في أي وقت. 4 إدارة حالة استلام المستندات الرسمية: بالنسبة للمراسلات من الوحدات الأخرى، سيتم وضع علامة على الملفات غير الموقعة في النظام، ويمكن فتح الملف للتوقيع وتنزيله وطباعته. مراقبة المستندات الصادرة عن هذه الوحدة في أي وقت ومراقبة حالة المستندات الواردة إلى الوحدة المستقبلة بما في ذلك الوحدات التي لم توقع عليها والوحدات التي وقعت عليها ووقت التوقيع وما إلى ذلك. 5. مكتب البريد الإلكتروني الداخلي للوحدة: للتواصل الداخلي بين أعضاء كل وحدة ونقل المستندات الشخصية، يمكن استخدامه أيضًا كرسائل نصية بين الأفراد. . يحتوي على واجهة تشغيل جيدة وبسيطة، باستخدام أحدث ترتيب مختلط للرسومات والمرفقات النصية، وهو سهل التشغيل ويتضمن كلاً من الرسومات والنص! 6 إدارة المستخدم والمجموعة والأذونات: عند تهيئة النظام، يقوم المسؤول أولاً بتسجيل الأشخاص والوحدات التي ترغب في استخدام النظام وتسجيل المعلومات ذات الصلة. يتضمن محتوى تسجيل الموظفين بشكل عام اسم المستخدم والاسم الصيني والقسم الذي ينتمون إليه والمجموعة التي ينتمون إليها. 7 النسخ الاحتياطي للبيانات واستعادتها وضغطها: يحتوي هذا البرنامج على وظائف ضغط قاعدة البيانات والنسخ الاحتياطي والاسترداد. يجب ضغط قاعدة البيانات بانتظام لتحسين السرعة. عند استعادة قاعدة البيانات، انتبه إلى تاريخ النسخ الاحتياطي في ذلك الوقت، وإلا فسيتم فقدان البيانات بعد تاريخ النسخ الاحتياطي بمجرد استعادتها. 8 تقييم أمن النظام: يعتمد هذا النظام إجراءات تشفير كلمة المرور بين أعضاء الوحدة. ولمنع التطفل غير القانوني عند استخدام الشبكة الخارجية، يتم أيضًا تشفير قاعدة البيانات. تتم تصفية كافة مرفقات الصور والنصوص الخاصة بالمستندات الرسمية بشكل أكثر صرامة لمنع بعض الملفات غير القانونية التي تم تحميلها من غزو الخادم.
