Système de transmission électronique de documents

Système de transmission électronique de documents

Le système de transmission électronique de documents officiels remplit les fonctions de délivrance de documents officiels, de convocations et de documents de réunion, de communication de documents officiels et d'échange de documents officiels entre unités du même niveau. Il convient au système de gestion de la transmission des documents officiels des partis et des agences gouvernementales, des services administratifs, des entreprises, des institutions, des collèges et des universités pour résoudre efficacement les problèmes de bureau.

Le système de transmission électronique de documents a été développé et mis en œuvre avec succès pour le premier client en 2000. Après de nombreuses années d'application réussie par de nombreux clients et notre amélioration continue, ce système a formé les caractéristiques de praticité, d'installation simple, d'utilisation pratique, de fonctionnement stable et de prix abordable. Il est également largement plébiscité par les utilisateurs.

Présentation de la fonction

Gestion de l'émission et du reporting des documents officiels :

Lors de la publication et de la déclaration de fichiers, entrez le numéro de fichier, le titre, le type, l'unité émettrice (de déclaration), sélectionnez le texte du fichier, etc., puis définissez la personne, l'unité et le groupe qui recevront le fichier. Dans le même temps, le contenu et les attributs des fichiers précédemment publiés et signalés peuvent être modifiés et republiés.

Distribution des données et gestion du reporting :

Lors de la publication d'un avis de réunion, saisissez le nom de la réunion, l'unité organisationnelle, l'heure de la réunion et le matériel de la réunion. Vous pouvez également définir si la notification nécessite des commentaires et une connexion, etc., puis définir les personnes, unités et groupes à recevoir. le fichier. Dans le même temps, les avis émis précédemment peuvent être modifiés et réédités.

Communiqué et réception de la convocation :

Après la réunion, des procès-verbaux ou des décisions sont rédigés et l'organisateur de la réunion peut transmettre les documents correspondants aux participants ou aux unités de la réunion. Les éditeurs de convocations ou de documents de réunion peuvent vérifier à tout moment la réception des convocations ou des documents par les unités participantes.

Gestion du statut de réception des documents officiels :

Pour la correspondance provenant d'autres unités, les fichiers non signés seront marqués dans le système. Le fichier peut être ouvert pour signature, téléchargé et imprimé. Surveillez les documents émis par cette unité à tout moment et surveillez l'état des documents reçus par l'unité de réception, y compris les unités qui n'ont pas signé pour elle, les unités qui ont signé pour elle, et l'heure de la signature, etc.

Gestion des utilisateurs, des groupes et des autorisations :

Lorsque le système est initialisé, l'administrateur enregistre d'abord les personnes et les unités qui souhaitent utiliser le système et enregistre les informations pertinentes. Le contenu de l'enregistrement du personnel comprend généralement le nom d'utilisateur, le nom chinois, le département auquel il appartient et le groupe auquel il appartient.