隨著網路的普及，使用者越來越喜歡透過網路參與各種線處活動，各種網站、論壇也越來越重視線下活動的組織與建設，特別是地方網站尤其如此。近兩年來，筆者也舉辦了五十餘次大大小小的線下聚會，現將一些心得體會與大家分享如下：
一、活動前
1.確定人員分工
現在是一個講究團隊合作的時代，個人英雄主義已經吃不開了。所以不管大小活動，都建議大家找志同道合的人一起做。對於小聚會，只要有一定的組織能力即可，簡單商量好活動的形式等問題就好。對於大型活動，分的就要細一點，例如主持、文案、現場迎賓等人員，都要事先確定好。
2、確定活動時間、形式、規模
常見的活動形式主要有聚餐、K歌、殺人等桌上遊戲、爬山、遊園、郊遊、運動、相親會等。這主要看活動目標族群的喜好和熟悉度而定。比如說都是第一次參加活動的新人，可以以聚餐或是殺人等交流機會比較多的活動為主，如果都是熟悉的老朋友，可以考慮K歌等娛樂性比較強的活動。
除了活動形式外，還要確定好人數規模。筆者建議人多的大型活動的周期應該長些，人少的小型聚會週期可以短些。如果是大型活動，也要事先設計好當天的互動遊戲等環節。
活動時間建議以週末為宜，要充分考慮與會人員的作息習慣與規律。
3.確定活動地點
活動地點應以交通方便、費用低廉為宜。盡量提前看好場地，通常情況下，現場的燈光不要太暗、太冷，不能給人空曠的感覺。場地大小應該以剛好能夠容納下參加人數為宜，由於具體參會人數無法精克，所以可以預留一定的空位置，但不要超出預計人數太多，稍微小點沒關係，那樣現場會顯得很熱鬧火爆。反之就會顯得太冷清。
4、撰寫活動通知
很多朋友忽略了這條，其實這點很重要。活動是否會受到大家的回應，報名狀況樂觀不樂觀，很大程度要看通知寫的好不好。通常通知應有以下幾個要素組成：活動簡介、活動發起人、活動時間、面向人群、活動地點、活動費用、活動流程、報名/聯絡方式、詳細地址及詳細乘車路線(最好附地圖) 。一般只要把這些要素寫清楚就OK，語言組織上以輕鬆愉快為主，不要出現一些有針對性或是另人反感的詞彙。例如只限高素質人士參加之類的詞彙，這樣會極度讓人反感的。
5.活動的宣傳
線下活動除了有增加會員凝聚力、活躍網站氣氛的作用外，其本身也是一個很好的宣傳點。所以活動本身的宣傳，一定不能忽略。而且透過集中宣傳，短期內讓大量人員報名，也會讓人感覺活動異常火爆，使活動形成品牌效應。
6.整理報名人員通訊錄
活動前一定要盡量把所有報名人員的資料蒐集齊全。至少應該蒐集到手機號碼及QQ號，對於代人報名的朋友，也要明確人數。若條件允許，建議建立相關的QQ群。
7.發送會前通知
活動前一定要用簡訊的方式提醒通知，建議活動前一天的傍晚。簡訊的內容要包含活動的主題內容及具體的地點和行車路線、聯絡人。
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二、活動中
1、現場照片採集
不管大小活動，只要條件允許，建議大家多拍一些現場照片。盡量拍到現場的每一個人，特別是一些搞笑、火辣的場面，重點紀錄。
2、現場氣氛調節
活動的成功與否，最重要的還是要看現場氣氛。而氣氛是否能調節起來，要看大家是否能夠融入。在活動前第一步確定人員時，大家就應該事先確定一些有親和力、善於活躍氣氛的人參與進來。除此之外呢，做為組織者還應有針對性的去調動每個人的積極性，下面說幾個要點。
a、提前到場，與每一位朋友交流。做為活動組織者，一定要提前到達現場。當會員陸續到達時，盡量與每位朋友進行短暫的交流，一是消除陌生感，二是大概判斷一下每個人的性格特點，主要是內向還是外向，是否屬於非常活躍的人。
b、互相介紹環節不能少。對於小型活動，這條一定不可少(全是熟人的除外)。這個環節除了能讓大家互相認識外，還能再次判定那些朋友個性外向、那些朋友個性內向。
c、挑起話題，鼓勵交流。做為組織者，應該隨時挑起話題，活躍氣氛。一般參加活動的人中，都會有幾個特別活躍的人，對於這樣的朋友，多調動他的積極性。當氣氛起來後，做為組織者應該多去與那些比較內向靦腆的人交流，消除他們的陌生感。
3、突發事件處理
就目前筆者的活動組織經驗來看，還沒有遇到什麼特別的突發事件，可能主要就是現場氣氛的調節，因為有時候大家玩的興起，可能在言語上發生不快，這個時候做為組織者就要站出來做和事老，及時扭轉話題，緩和氣氛。特別是對於聚餐，更是如此，因為通常聚餐就要喝酒，酒後就容易失言。在這裡提醒大家對於聚餐這樣的活動，一定不要勸酒、拼酒，能喝的多喝，不能喝的就別喝，如果發現有誰喝過量了，也要及時勸阻。
除此之外呢，就是要注意安全問題了，這個大家多多查看有關文章吧。
三、活動後
活動後的善後工作就比較簡單了。主要就是及時將現場照片發到網上，有條件的寫幾篇活動現場手記(應以引導會員撰寫為主)。如果是大型活動，還有及時整理與會人員通訊錄。善後工作大家只要記住一條原則，就是將活動的和諧氣氛引導到網站(或是論壇、QQ群上)，引導大家在相關的平台繼續保持這種熱度。
四、注意細節
其實大家一提到搞活動，都會認為比較簡單，因為大部分人都明白怎麼回事，但是為什麼有的聚會搞的好，有的搞的不好呢?其實除了流程的製訂，還有細節。
例如在論壇發活動通知貼時，除了註明活動的詳細資訊外，應該擬一個報名格式，讓後面的人按格式報名，這樣就會避免灌水的現象發生，否則別人來了一看，全是灌水的，沒有報名的，就會打擊使用者的積極性。同時為了雙保險，貼文的前幾個回复，最好讓熟悉的人先按著格式報一下名，打一下樣。
再來例如有報名的人多了後後，及時將這些資訊更新到貼文裡，讓大家了解最新的動態。如已報名人員的數量、男女比例，甚至具體名單、聯絡方式、單位等。這樣大家就能知道都誰參加了，而且看到參加的人很多，很火爆，那不想參加的人，也會參加了。
關於細節的問題，沒辦法一一講到，所以這裡只能起到一個拋磚引玉的作用，希望能給大家一些啟發。
作者資訊：江禮坤，網名大鍋飯，推一把(www.tui18.com)創辦人。想看作者更多文章請搜尋推一把或江禮坤。新建營運/推廣交流10群3290398，歡迎加入。
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